Odoo 18 采购模块中三方匹配（3-Way Matching）的工作原理与实践指南

在企业采购与财务核算流程中，“付款”是连接采购执行与财务闭环的关键环节，而“确保付款对应真实、合规的采购行为”则是核心诉求。Odoo 18 采购模块的三方匹配（3-Way Matching） 机制，通过自动化校验“采购订单、收货单、供应商账单”三大核心文档的一致性，构建了一套从采购需求到付款结算的全流程风控体系，既解决了人工核对效率低、易出错的问题，又有效防范了虚报、错付等财务风险，是企业实现采购数字化与财务规范化的重要工具。

一、三方匹配的核心逻辑与应用场景

1. 三大核心文档的角色定位

三方匹配的本质是通过“采购约定-实物/服务交付-付款凭证”的交叉验证，确保每一笔付款都有对应的真实业务支撑。三大文档在流程中的角色分工明确：

2. 三方匹配的核心校验维度

Odoo 18 的三方匹配并非简单比对“数量一致”，而是从数量、价格、核心信息关联性三个维度进行精细化校验，确保全链路数据无偏差：

• 维度一：数量校验（核心校验项）
  比对“采购订单约定数量”“收货单实际验收数量”“供应商账单开票数量”三者的关系。核心逻辑为：只有“实际验收的数量”，才是企业应付款的数量基础，即“账单数量不得超过收货数量”（除非有特殊约定，如分批交货、补发货等）。
• 维度二：价格校验（合规性校验项）
  校验“供应商账单中的单价/总价”是否与“采购订单约定的单价/总价”一致。若账单价格高于订单价格，系统会触发“异常”提醒，需采购部门核实是否存在“临时调价、额外服务”等合规依据。
• 维度三：信息关联性校验（流程合规性校验项）
  确保三大文档属于同一笔采购业务，即“收货单必须关联采购订单”“供应商账单必须同时关联采购订单和收货单”。若账单未关联有效采购订单或收货单，系统会直接判定为“异常”，阻止付款流程推进。

3. 适用场景与不适用场景

三方匹配并非适用于所有采购场景，企业需根据业务类型选择是否启用：

二、三方匹配的前置条件与配置细节

三方匹配的生效依赖于“基础配置+产品级策略”的双重设置，需确保采购流程各环节的规则统一，避免出现“配置冲突导致匹配失效”的问题。

1. 核心前置条件：账单控制策略配置

Odoo 18 提供两种账单控制策略，直接决定“何时可以创建供应商账单”，而三方匹配仅支持基于“收到数量”的策略（若选择“订购数量”，则无需等待收货即可开票，无法实现“实物交付与付款”的关联校验）。

两种账单控制策略对比

2. 详细配置步骤（含菜单路径与权限说明）

步骤1：全局账单控制策略配置（默认策略）

• 操作路径：采购模块 > 配置 > 设置 > 开票（Billing）
  
• 权限要求：需拥有“采购管理员”或“财务管理员”权限（普通采购员无配置权限）
• 配置内容：
  在“账单控制”（Bill Control）下拉菜单中，选择“基于收到数量”（Based on Received Quantities），点击“保存”。
  
  ✅ 说明：此设置将作为所有新创建产品的默认账单控制策略，确保新采购的产品自动适配三方匹配流程。

步骤2：产品级账单控制策略调整（个性化需求）

若部分产品需采用不同策略（如部分虚拟商品采用“基于订购数量”），可在产品详情页单独修改：

• 操作路径：库存模块 > 产品 > 选择目标产品 > 编辑 > “采购”选项卡
• 配置内容：
  在“账单控制”（Bill Control）字段中，根据需求选择“基于收到数量”或“基于订购数量”，点击“保存”。
  ⚠️ 注意：若产品已关联未完成的采购订单，修改策略后需重新确认采购订单，否则可能导致后续账单创建异常。

步骤3：启用三方匹配功能

• 操作路径：采购模块 > 配置 > 设置 > 开票（Billing）
• 配置内容：
  勾选“三方匹配”（3-Way Matching）选项，点击“保存”。
  ✅ 说明：启用后，系统会在供应商账单页面自动添加“应付款状态”字段，并启动三大文档的自动化比对逻辑。
  

步骤4：（可选）配置差异容忍规则

对于部分企业（如采购批量大、允许小额损耗的行业），可设置“差异容忍阈值”，避免因微小偏差（如收货短少0.5%）触发“异常”，减少无效人工干预：

• 操作路径：采购模块 > 配置 > 采购设置 > 高级（Advanced）
• 配置内容：
  1. 勾选“允许数量差异”（Allow Quantity Variances）；
  2. 设置“最大数量差异比例”（如1%）或“最大金额差异”（如100元）；
  3. 保存后，当账单与收货单的差异在阈值内时，系统仍判定为“应付款状态=是”。

三、三方匹配的完整操作流程（含异常处理）

以“采购10个‘三人沙发’”为例，结合实际业务中可能出现的“正常匹配”“数量差异”“价格差异”等场景，完整演示三方匹配的操作全流程。

1. 基础信息准备

• 产品：三人沙发（设置账单控制策略为“基于收到数量”）；
• 供应商：报喜鸟r（已维护完整的银行账户、联系人等信息，确保后续付款顺利）；
• 采购需求：向“报喜鸟r”采购10个三人沙发，单价2000元/个，总价20000元，交货期7天。

2. 流程步骤详解

步骤1：创建并确认采购订单（PO）

• 操作路径：采购模块 > 采购订单 > 创建
• 填写内容：
  • 供应商：报喜鸟r；
  • 产品：三人沙发，数量10，单价2000元；
  • 交货地点：公司仓库；
  • 付款条款：货到验收后30天付款。
• 确认订单：点击“确认”按钮，采购订单状态变为“已确认”（Confirmed），系统自动生成对应的“待收货”任务（显示在仓库模块的“待处理收货单”列表中）。
  

步骤2：接收货物并生成收货单（GRN）

• 操作路径：库存模块 > 收货单 > 选择采购订单对应的待收货单
• 验收与确认：
  1. 仓库人员核对实物：数量是否为10个、产品是否完好（无破损、规格匹配）；
  2. 填写收货信息：在收货单的“实际收货数量”字段填写10（若部分破损，可填写实际合格数量，如9）；
  3. 确认收货：点击“验证”（Validate）按钮，收货单状态变为“已完成”（Done），系统自动更新采购订单的“已收货数量”字段。
     

步骤3：基于收货单创建供应商账单

• 操作路径：采购模块 > 采购订单 > 选择已收货的订单 > 点击“创建账单”（Create Bill）
• 系统自动关联：
  点击“创建账单”后，系统会自动将“采购订单”“收货单”与新生成的账单关联，并默认填充以下信息：
  • 供应商信息（取自采购订单）；
  • 产品数量（取自收货单的“实际收货数量”，如10个）；
  • 单价与总价（取自采购订单，如2000元/个，总价20000元）；
• 账单编辑与确认：
  财务人员核对供应商提供的纸质/电子发票，若信息一致，直接点击“保存”，账单状态变为“草稿”（Draft）；若需调整（如发票含运费，需新增“运费”行项目），编辑后保存。
  

步骤4：三方匹配自动校验与“应付款状态”判定

账单保存后，系统会立即启动三方匹配校验，并在账单的“其他信息”（Other Info）选项卡中显示“应付款状态”（Should Be Paid），不同场景下的判定逻辑与处理方式如下：

步骤5：账单审核与付款（基于应付款状态）

• 审核逻辑：
  • 状态为“是”：账单直接进入审核流程，审核通过后，财务部门在“会计 > 应付账款 > 付款”中创建付款单，完成支付。
  • 状态为“异常”：需先解决差异（如重新开票、补充审批材料），待差异处理完毕后，手动将“应付款状态”改为“是”，再进入审核流程。
• 付款后状态更新：
  付款完成后，系统会自动将账单的“应付款状态”改为“否（No）”，并锁定账单编辑权限，避免重复付款。

四、三方匹配的核心价值与实施注意事项

1. 核心价值总结

• 降本增效：自动化校验替代人工核对，减少财务部门70%以上的账单审核时间（尤其适用于采购频次高的企业）；
• 风险防控：从流程上杜绝“无订单付款”“多付货款”“虚假发票”等问题，据Odoo客户案例统计，启用后企业采购财务风险降低60%以上；
• 数据闭环：打通采购、库存、财务三部门数据，确保“采购需求-收货-付款”的数据一致性，为成本分析、供应商评估提供准确数据支撑；
• 合规审计：完整的文档关联与追溯功能，满足税务审计、内部审计对“付款凭证完整性”的要求，避免因凭证缺失导致的合规风险。

2. 实施注意事项

• 前期基础数据梳理：确保供应商信息、产品信息（尤其是“采购”选项卡的账单控制策略）准确无误，避免因基础数据错误导致匹配失效；
• 员工培训：需对采购、仓库、财务部门员工进行流程培训，明确各环节操作规范（如仓库员需准确填写收货数量，财务员需学会处理“异常账单”）；
• 灵活适配业务：并非所有业务都需启用三方匹配，建议对“小额零星采购”“服务类采购”设置例外规则，避免流程过度繁琐；
• 定期复盘优化：通过“三方匹配报表”分析常见异常原因（如供应商频繁开票失误、收货短少等），针对性优化（如与供应商签订更严格的交货条款、加强入库验收流程）。

通过以上对Odoo 18三方匹配机制的全面解析，企业可根据自身业务特点，搭建一套兼顾“效率与风控”的采购付款流程，实现从“人工管控”到“系统智能管控”的升级，为采购数字化转型奠定基础。